Purchasing Staff

Purchasing Staff bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan proses pengadaan bahan baku, barang modal, peralatan, maupun jasa operasional kantor guna mendukung kelancaran aktivitas harian perusahaan. Berada di bawah pengawasan langsung Purchasing Supervisor atau Procurement Manager, peran utama mereka adalah memproses draf permintaan pembelian dari unit internal, melakukan draf negosiasi harga dan komparasi vendor, menerbitkan dokumen draf pesanan resmi (Purchase Order), serta memantau jadwal kedatangan barang agar tiba tepat waktu dengan mutu terbaik.

• Memverifikasi Form Permintaan Pembelian: Menerima dan memeriksa keabsahan draf draf dokumen Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) yang diajukan oleh tim departemen lain (seperti tim PPIC, Maintenance, atau HR) sebelum draf persetujuan anggaran diproses.

• Mencari dan Menyeleksi Pemasok Terpercaya: Melakukan draf survei pasar harian untuk mencari vendor penyedia barang yang memenuhi standar kualifikasi, serta draf memperbarui draf basis data kontak pemasok (vendor database).

• Menerbitkan Dokumen Purchase Order (PO): Menyusun draf draf pesanan resmi yang mencantumkan draf rincian spesifikasi teknis barang, jumlah, harga yang disepakati, serta draf tanggal batas akhir pengiriman untuk ditandatangani manajemen dan dikirim ke vendor.

• Mengawasi Ketepatan Jadwal Pengiriman (Expediting): Melakukan draf pemantauan berkala (follow-up) kepada vendor setelah PO diterbitkan guna memastikan barang sedang diproduksi dan akan dikirim sesuai draf kesepakatan waktu.

• Mengoordinasikan Verifikasi Fisik Barang: Berkolaborasi aktif dengan tim Warehouse Staff dan Quality Control Inspector untuk memeriksa kesesuaian fisik barang yang datang terhadap nota pesanan PO guna mendeteksi jika terjadi draf barang rusak atau kurang jumlah.

• Memproses Berkas Dokumen Pembayaran: Mengumpulkan dan merapikan draf kelengkapan berkas administrasi penagihan (Invoice, Faktur Pajak, Surat Jalan, dan salinan PO) untuk diserahkan secara terjadwal kepada tim Accounting Staff bagian utang dagang (Account Payable).