Documentation Staff

Documentation Staff bertanggung jawab penuh atas pengendalian, penyusunan, verifikasi, registrasi, distribusi, serta pengarsipan seluruh dokumen resmi, laporan proyek, sertifikasi, dan dokumen sistem manajemen mutu perusahaan. Berada di bawah pengawasan langsung Document Control Supervisor atau QA Manager, peran utama mereka adalah memastikan bahwa seluruh informasi tertulis perusahaan selalu diperbarui, sah, mudah dilacak, dan didistribusikan ke divisi yang tepat guna mencegah draf penggunaan dokumen yang kedaluwarsa.

• Membentuk dan Mendaftarkan Matriks Dokumen (Master Deliverable Register): Mencatat dan memberikan kode nomor unik pada setiap dokumen baru yang masuk, menginput judul, nama penulis, serta status persetujuan ke dalam lembar rekapitulasi utama komputer.

• Memproses Distribusi dan Penarikan Dokumen Berjalan: Mengirimkan salinan dokumen prosedur (SOP) atau cetak biru teknis terbaru yang telah disetujui kepada draf divisi terkait (seperti tim Operator Produksi atau Maintenance Technician), sekaligus menarik dan memusnahkan dokumen lama agar tidak salah draf draf digunakan.

• Memverifikasi Kelayakan Format dan Tanda Tangan Berkas: Memeriksa lembar draf draf dokumen yang diajukan oleh tim lapangan, memastikan stempel legalitas, tanggal efektif, dan tanda tangan otoritas berwenang sudah draf draf lengkap sebelum diarsipkan.

• Melaksanakan Audit Internal Kearsipan Berkala: Melakukan draf draf pengecekan acak mingguan terhadap draf tata letak berkas di dalam sistem folder komputer maupun lemari arsip fisik guna memastikan posisi letak dokumen draf 100% akurat sesuai kode indeksnya.