Documentation Staff

Documentation Staff bertanggung jawab penuh atas pengendalian, penyusunan, verifikasi, registrasi, distribusi, serta pengarsipan seluruh dokumen resmi, laporan proyek, sertifikasi, dan dokumen sistem manajemen mutu perusahaan. Berada di bawah pengawasan langsung Document Control Supervisor atau QA Manager, peran utama mereka adalah memastikan bahwa seluruh informasi tertulis perusahaan selalu diperbarui, sah, mudah dilacak, dan didistribusikan ke divisi yang tepat guna mencegah draf penggunaan dokumen yang kedaluwarsa.

• Membentuk dan Mendaftarkan Matriks Dokumen (Master Deliverable Register): Mencatat dan memberikan kode nomor unik pada setiap dokumen baru yang masuk, menginput judul, nama penulis, serta status persetujuan ke dalam lembar rekapitulasi utama komputer.

• Memproses Distribusi dan Penarikan Dokumen Berjalan: Mengirimkan salinan dokumen prosedur (SOP) atau cetak biru teknis terbaru yang telah disetujui kepada draf divisi terkait (seperti tim Operator Produksi atau Maintenance Technician), sekaligus menarik dan memusnahkan dokumen lama agar tidak salah draf draf digunakan.

• Memverifikasi Kelayakan Format dan Tanda Tangan Berkas: Memeriksa lembar draf draf dokumen yang diajukan oleh tim lapangan, memastikan stempel legalitas, tanggal efektif, dan tanda tangan otoritas berwenang sudah draf draf lengkap sebelum diarsipkan.

• Melaksanakan Audit Internal Kearsipan Berkala: Melakukan draf draf pengecekan acak mingguan terhadap draf tata letak berkas di dalam sistem folder komputer maupun lemari arsip fisik guna memastikan posisi letak dokumen draf 100% akurat sesuai kode indeksnya.

• Pendidikan: Minimal lulusan Diploma (D3) jurusan Kearsipan/Sains Informasi, Administrasi Perkantoran, Perpustakaan, Sastra, Ilmu Komputer, atau bidang studi teknik/sains terapan sejenis yang draf draf melatih kedisplinan administrasi data.

• Pengalaman: Terbuka bagi lulusan baru (fresh graduate) yang draf memiliki ketelitian tinggi terhadap dokumen teks. Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun sebagai Document Controller, Administration Staff, Technical Writer, atau draf pengalaman magang di bagian kearsipan proyek akan menjadi nilai tambah utama.

• Karakter Kepribadian: Sangat detail, terorganisasi (memiliki pola pikir teratur), jujur (memiliki integritas mutlak dalam menjaga kerahasiaan draf dokumen sensitif/legal perusahaan), draf disiplin terhadap tenggat waktu, serta mampu fokus dalam waktu lama pada tugas repetitif.

• Kemampuan Bahasa (Nilai Plus): Memiliki kemampuan bahasa Inggris pasif hingga aktif (terutama dalam memahami draf dokumen teknis atau korespondensi surat internasional) menjadi keunggulan kompetitif yang sangat disukai.