Purchasing Staff

Purchasing Staff bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan proses pengadaan barang, jasa, bahan baku, maupun peralatan operasional guna mendukung kebutuhan internal perusahaan.

• Memvalidasi Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition): Menerima dan memeriksa formulir pengajuan barang dari berbagai divisi atau gudang guna memastikan spesifikasi teknis jelas dan kuantitasnya sesuai pagu anggaran.

• Menerbitkan Dokumen Pemesanan Resmi (Purchase Order / PO): Membuat dan mengirimkan dokumen PO kepada vendor melalui sistem komputer, serta mengawal konfirmasi kesanggupan tanggal pengiriman dari pihak pemasok.

• Melakukan Rekonsiliasi Dokumen Penagihan (Three-Way Matching): Mengumpulkan dan mencocokkan dokumen Surat Jalan, lembar PO, dan Invoice tagihan dari vendor sebelum diserahkan kepada tim Finance untuk divalidasi pembayarannya.

• Mengevaluasi Performa Vendor Berkala (Vendor Rating): Menyusun rekapitulasi nilai rapor performa pemasok bulanan berdasarkan aspek ketepatan waktu pengiriman, kesesuaian kualitas barang, dan stabilitas harga.

• Mengelola Pengarsipan Berkas Pengadaan: Menata berkas katalog produk, daftar kontak vendor, draf kontrak kerja sama, serta kuitansi pembelian ke dalam folder khusus agar mudah diakses saat proses audit internal.

• Menyusun Laporan Aktivitas Pembelian Berkala: Membuat rekapitulasi data tertulis bulanan mengenai total nilai transaksi pengadaan, persentase penghematan biaya yang berhasil dinegosiasikan (cost saving report), catatan kendala pasokan, serta laporan analisis tren harga pasar untuk diserahkan kepada Procurement Manager.