Reservation Team

Tim Reservation bertanggung jawab atas pengelolaan seluruh permintaan pemesanan kamar, meja restoran, atau fasilitas ruang pertemuan sebelum tamu tiba di lokasi. Mereka bergerak di balik layar, mengolah data pesanan yang masuk melalui berbagai kanal, seperti telepon, email, situs web resmi hotel, maupun agen perjalanan daring atau OTA (Online Travel Agents seperti Booking.com, Traveloka, Agoda).

• Memproses Pemesanan Masuk (Booking Execution): Menerima, memeriksa ketersediaan, dan mengonfirmasi seluruh permintaan reservasi yang masuk via email, telepon, atau sistem terintegrasi dalam batas waktu respons (SOP) yang ditentukan.

• Input Data Akurat ke Sistem (PMS): Memasukkan detail pemesanan tamu (nama, tanggal menginap, tipe kamar, metode pembayaran, hingga permintaan khusus seperti non-smoking room atau penjemputan bandara) secara presisi ke dalam sistem manajemen hotel.

• Penerapan Strategi Upselling: Secara aktif menawarkan tipe kamar yang lebih tinggi (upgrading), paket makan malam, atau perpanjangan masa menginap kepada calon tamu saat proses negosiasi reservasi berlangsung.

• Manajemen Alokasi Kamar & OTA (Channel Manager Control): Membantu memantau dan memperbarui jumlah ketersediaan kamar (allotment) serta harga harian di berbagai platform OTA agar selalu sinkron dan menghindari pemesanan ganda (overbooking).

• Penanganan Pembayaran Awal (Deposit & Billing Verification): Memverifikasi keabsahan kartu kredit, memproses pembayaran uang muka (deposit), serta menindaklanjuti jaminan pembayaran dari pihak korporat atau agen perjalanan (travel agent).

• Koordinasi Lintas Divisi: Meneruskan data permintaan khusus tamu atau detail kedatangan tamu penting (VIP) kepada tim Front Desk, Guest Relations, dan Housekeeping sebelum tamu tiba di hotel.