Purchasing Staff

Purchasing Staff adalah negosiator utama perusahaan dalam berinteraksi dengan pihak eksternal (vendor/suplier). Peran mereka melampaui sekadar "belanja"; mereka harus menganalisis pasar, membandingkan penawaran dari berbagai suplier, memastikan legalitas transaksi, dan mengawal agar barang yang dipesan tiba sesuai spesifikasi.

• Pemrosesan Purchase Order (PO): Menerima permintaan pembelian (Purchase Requisition) dari departemen lain, memverifikasi spesifikasinya, lalu menerbitkan PO resmi kepada vendor yang terpilih.

• Sourcing & Vendor Management: Mencari vendor baru yang potensial, melakukan evaluasi kinerja suplier secara rutin, dan menjaga hubungan baik agar mendapatkan prioritas pengiriman atau skema pembayaran yang menguntungkan.

• Negosiasi Harga & Syarat Pembayaran: Melakukan komparasi harga dari minimal 3 vendor (untuk mendapatkan best value), melakukan negosiasi harga, potongan harga (discount), maupun termin pembayaran (Top - Term of Payment).

• Monitoring Pengiriman (Follow-up): Memastikan barang yang dipesan dikirim tepat waktu sesuai jadwal yang disepakati (Lead Time) dan melakukan eskalasi jika terjadi keterlambatan dari vendor.

• Koordinasi dengan Receiving/Warehouse: Memastikan barang yang datang dari vendor sesuai dengan kualitas, kuantitas, dan spesifikasi yang tercantum di PO. Jika barang tidak sesuai, Purchasing bertugas melakukan retur ke suplier.

• Administrasi & Dokumentasi: Mengarsipkan seluruh data transaksi, kontrak vendor, dan faktur pajak dengan rapi sebagai bahan audit keuangan perusahaan.