Office Secretary

Office Secretary adalah profesional pendukung eksekutif tingkat lanjut di perusahaan korporat, instansi, multinasional, atau organisasi yang bertanggung jawab penuh atas mengelola jadwal eksekutif/pimpinan, menyaring dan menyusun korespondensi penting, mengorganisasi rapat tingkat tinggi, serta mengelola administrasi kesekretariatan agar operasional pimpinan dan manajemen puncak berjalan efisien dan terarah.

• Executive Schedule & Calendar Management: Mengelola dan mengatur jadwal harian, mingguan, serta agenda perjalanan dinas pimpinan secara cermat dan terstruktur.

• Correspondence & Confidential Document Handling: Menyaring, mengagendakan, dan menyusun surat-menyurat resmi, laporan rahasia, serta dokumen perjanjian penting untuk ditinjau oleh pimpinan.

• Meeting Organization & Minute Taking: Menyiapkan ruang rapat, menyusun materi presentasi, mengundang peserta rapat tingkat tinggi, serta mencatat hasil notulen rapat secara akurat.

• Communication & Gatekeeping: Menjadi perantara komunikasi utama yang menyaring panggilan telepon, menyambut tamu penting pimpinan, serta memastikan pesan tersampaikan secara tepat.

• Administrative & Travel Coordination: Mengatur akomodasi perjalanan dinas pimpinan (tiket pesawat, hotel, transportasi), mengelola klaim pengeluaran (reimbursement), dan memelihara arsip kesekretariatan.

• Pendidikan: Minimal D3 Sekretari, Administrasi Bisnis, Ilmu Komunikasi, atau bidang terkait dari institusi terkemuka.

• Pengalaman: Memiliki pengalaman kerja minimal 2 hingga 5 tahun di bidang kesekretariatan atau sebagai staf administrasi senior pendukung direksi.